הבעיה הכי גדולה בתכניות עבודה ומסמכי חזון-מטרות-יעדים, היא שמשקיעים הרבה זמן ומחשבה, כותבים מסמך נהדר, ואז מכניסים אותו למגירה ושוכחים ממנו עד לסוף השנה או הרבעון. ההבדל בין תוכנית עבודה שהיא 'נכס' לבין 'נטל' נעוץ בגישה ובתהליך הבניה שלה בהתאם לתרבות הארגונית.
במאמר הבא, נציג איך בונים תכנית עבודה אופרטיבית ומכוונת תוצאות בצורה יעילה ואפקטיבית.
למה בכלל נכון להשקיע בכתיבת תכניות עבודה?
- למידה וקבלת החלטות
תהליך הכתיבה מאפשר לארגון לשאול שאלות קשות ולמדוד את עצמו ביחס למטרות ברורות. מערכת מדידה וניתוח נתונים מאפשרת לקבל תמונת מצב, לייעל את העבודה ולקבל החלטות מושכלות.
- הכוונת התנהגות
כתיבת תוכנית עבודה מתוך חיבור לחזון ההנהלה עוזרת לכוון את הפעילות הארגונית. מדדים ברורים מסייעים למיקוד ומניעים לפעולה.
- חיזוק אמון ומשיכת משקיעים
תוכנית עבודה שקופה ומדידה מחזקת את אמון הציבור ובעלי העניין, ומשפרת את הסיכוי לשיתופי פעולה וכן מסירה התנגדויות שעלולות לפגוע ביישום היעדים.
ואם עדיין לא השתכנעתם, מחקרים עדכניים מראים שכאשר משווים קבוצות עובדים שהשתמשו ב OKRs (מתודולוגיית ניהול והצבת יעדים) לעומת אלו שלא עשו זאת, אלו שהשתמשו בה הוכיחו את עצמם כיעילים וממוקדים הרבה יותר בעבודתם, וכתוצאה מכך הפגינו ביצועים טובים יותר.
אז איך בונים תכנית עבודה בצורה יעילה ולא מייגעת?
תכנון טוב מצריך שילוב בין דיוק וירידה לפרטים לבין גמישות ואדפטיביות. תוכנית עבודה עפ"י מודל הOKRs מתאימה למציאות דינאמית וכאוטית, בה יש להתאים את התכנון לשינויים בלתי צפויים ולשמור על חיבור לשגרת העבודה.
בניגוד למה שאנו עשויים לחשוב – לא מדובר בקונספט מסובך או מורכב כלל, ודווקא כאן היופי, בפשטות השיטה.
אך לפני שנרוץ למלאכה, יש דבר אחד שחשוב לעשות קודם לכן:
הערכת מצב –מטרתה להצביע לנו 'איפה אנחנו נמצאים עכשיו', מהווה תנאי בסיסי בגיבוש התשובה לשאלה 'לאן אנחנו שואפים להגיע בטווח הקצר' ומאפשרת לנו לזהות פערים בביצוע, אתגרים, הזדמנויות ומשאבים.
נכון, הערכת המצב היא תהליך מתמשך שיש להיערך לו לאורך השנה באיסוף מידע ונתונים, עיבוד המידע וניתוח המצב אך הינה הכרחית לביצוע 'קפיצת מדרגה' ארגונית היות והיא מסייעת לנו להבחין אילו פעולות ושיטות עבודה אפקטיביות ומניבות תוצאות ואילו לא.
אלברט איינשטיין סיכם את זה יפה "לא נוכל לפתור בעיות באמצעות אותה צורת חשיבה שהשתמשנו כשיצרנו אותם" " או בצורה פחות פוליטיקלי קורקט "טיפשות היא לחזור על אותה הפעולה וכל פעם לצפות לתוצאה אחרת".
השלבים לכתיבת תכנית עבודה בשיטת ה–OKRs
שיטה זו מספקת חיבור בין חזון-למטרות-לתוצאות מדידות, ומבוססת על שני מרכיבים עיקריים:
- Objectives – אלו היעדים, המטרות, תוצר של הערכת המצב ומטרתן לשקף את כיווני הפעולה הרצויים למימוש החזון.
ה-Objectives (מטרות) צריכות להיות:
- ברורות, שאפתניות ומעוררות השראה.
- תחומות בזמן.
- מקדמות את הארגון לעבר החזון שלו.
המלצה: נגדיר בין 3-5 יעדים לכל אגף/מחלקה, לצורך שמירה על מיקוד ואבחנה בין עיקר לתפל.
- Key Results – מדדי הצלחה (תוצאה ותפוקה שיעידו) על כך שהמטרה שהגדרנו הושגה.
היא מכריחה צוותים ומנהלים לשאול את עצמם את השאלה הלא טריוויאלית לעתים: 'איך נדע שהצלחנו'? הגדרת Key Results ומדידתן זו הדרך היחידה לדעת אם ה-Objective הושג.
על כן ה-Key Results חייבות להיות:
- מוחשיות, ספציפיות, מדידות וקונקרטיות.
- ניתנות לכימות ומדידה אובייקטיבית.
- בעלות קשר תוצאתי הדוק למטרה.
המלצה: נגדיר 3 מדדים לכל מטרה (לא יותר מחמש).
- To Dos – הפרויקטים/הפעולות/ המשימות. הצעדים המעשיים שיש לבצע כדי להשיג את המטרות והיעדים. זכרו כי תכנית העבודה איננה מיועדת לעבודה השוטפת של האגף אלא למשימות המרכזיות שלנו. בישיבות השוטפות שלנו אנו בעצם בוחנים את ההתקדמות לעבר הגשמת המטרות ומבררים האם המשימות סיפקו את התוצאות הרצויות או לא. היתרון החשוב הוא שיש הפרדה ברורה בין ה-Key Results (תוצאות מפתח: מה השגנו?) לTo Dos (משימות: מה עשינו?).
עקרונות עבודה מנחים:
- שיתוף ומעורבות של כולם : עקרון ה-Top-Down ו-Bottom-Up: כל צוות מגדיר את ה-OKRs שלו בשיתוף ובסנכרון עם הדרג הממונה, חשוב להגדלת ה-Ownership של העובדים.
- תקשורת, שקיפות ונגישות למידע: כל ה-OKRs של החברה צריכים להיות שקופים, מעודכנים וזמינים לכל העובדים, חשוב לחיזוק הלכידות ארגונית, ערבות הדדית ומיקוד ברור לכל אורך ורוחב הארגון.
- התקנת תהליכים לניטור ומדידה סדורים – ללא תהליכי עבודה סדורים וכלים לניטור ומדידה באופן שוטף, זה לא שווה כלום. שיטת ה-OKRs מהווה כלי עבודה שצריך לחזור אליו כל הזמן. לבדוק את האפקטיביות של הפעולות והיוזמות שלנו בדרך להגשמת ה-Key Results. לתקשר לכל העוסקים במלאכה איפה אנחנו עומדים ביחס לאיפה אנחנו רוצים להיות. להזכיר לכולם 'מה הכי חשוב' ובמה צריך להתמקד. נמליץ על ישיבה אסטרטגית חודשית לסקירת OKRs ועדכון מצב וכן אופסייט רבעוני לתכנון OKRs והפקת לקחים מהרבעון הקודם.
- עקומת למידה והתאמה לצרכים ייחודיים – צריך לקדש את התוצאות, ולהיות מוכנים לנוע בזריזות ולהחליף את הפעולות בהתאם לאפקטיביות שלהן. וכן להתאים את מתודת העבודה למה שנמצא כנכון ומתאים לארגון.
לסיכום, כתיבת תכנית עבודה היא כלי ניהולי חיוני לאפקטיביות וצמיחה ארגונית. היא מאפשרת סדר ובהירות, תורמת ליצירתיות, משפרת אפקטיביות ומסייעת בהתמודדות עם אתגרים חיצוניים ופנימיים. ארגונים המעוניינים לשפר את פעילותם צריכים להשקיע בתהליך תכנון מקצועי וגמיש, המחובר לחזון ולמציאות הדינאמית בה הם פועלים.
חברתנו מלווה מוסדות, ארגונים ויזמים בכתיבת תכניות עבודה אופרטיביות, מדידות ומחוברות תקציב. זקוקים לסיוע בכתיבת תכנית עבודה וליווי בהטמעת כלי מעקב ובקרה? אל תהססו לפנות אלינו.